חיבור באקסל
במידה ואתם משתמשים ב-DOKKA ללא חיבור למערכת ERP (למשל חשבשבת, פריוריטי, סאפ ועוד), תוכלו להשתמש בחיבור ברירת המחדל: Excel / CSV.
באמצעות חיבור זה ניתן לבצע הגדרות, העדפות וייבוא נתונים — בדיוק כמו בחיבורים למערכות הנה"ח אחרות.
במאמר זה נסביר כיצד לחבר ולהגדיר חברות מסוג זה.
בחירת סוג החיבור – Export to Excel/CSV only
כדי להגדיר את החיבור, כנמסו לחברה הרלווטית בדוקה ו:
- עברו אל "הגדרות"
- בחרו "חיבור למערכות"
- מהאפשרויות המוצגות — בחרו Export to Excel/CSV only
- לחצו על ״הפעל״
הגדרות כלליות של החברה – שלב חובה
לפני התחלת העבודה על המערכת, חשוב לבצע מספר הגדרות בסיסיות ברמת החברה.
הגדרות אלו מבטיחות שדוקה תזהה את הספקים באופן תקין, ותטפל במטבעות בצורה תקינה.
כדי להגדיר זאת:
1. עברו אל הגדרות החברה
2. בחרו כללי
הזנת ח.פ ותיק מע״מ של החברה
כדי שדוקה תדע להבחין בין מספרי הח.פ של ספקים לבין מספר הח.פ של החברה שלכם, יש להזין:
ח.פ החברה
תיק מע״מ
ללא הגדרה זו ייתכנו טעויות בזיהוי ספקים.
בחירת המטבע הראשי של החברה
באותו עמוד יש להגדיר את המטבע הראשי שבו החברה עובדת.
כתובת אימייל להעלאת מסמכים
באותו מסך ניתן להגדיר כתובת אימייל ייעודית לשליחת מסמכים לדוקה.
מסמכים שיישלחו לכתובת זו יועלו אוטומטית למערכת.
חשוב לדעת - כדי לשמור את ההגדרות בעמוד זה, יש להזין גם:
- כתובת מלאה
- עיר
ללא פרטים אלו כפתור שמירה לא יהיה פעיל.
ייבוא נתוני חברה – לקוחות, ספקים ותנאי תשלום
דרך מסך ההגדרות, ובעזרת קובץ אקסל, ניתן לייבא ל-DOKKA את רשימת:
חשבונות / ספקים
תנאי התשלום
קטגוריות שונות
קודי חשבון
ועוד
הכנת קובץ הייבוא
יש להוריד את קובץ התבנית המחייב לצורך ייבוא הנתונים .
התבנית נמצאת בתחתית המאמר.
זהו הקובץ היחיד המאושר לייבוא נתונים לדוקה, ויש לעבוד אך ורק לפי המבנה המוגדר בו.
חשוב: אין למחוק, לשנות או להזיז עמודות בקובץ.
המערכת קוראת את עמודות ה-CSV לפי הסדר המדויק המופיע בתבנית, וכל שינוי יגרום לשגיאת ייבוא.
מבנה הטבלה:
עמודה A – הכרחית ומיועדת להזמנת ערכי הרשימה שיוצגו ב-DOKKA.
דוגמאות לעמודות אפשריות:
Account – חשבון חובה
Vendor – שם ספק
Payment Terms – תנאי תשלום
Category / Category2 / Category3 – שדות לפי מבנה הנה"ח שלכם (כגון מרכז רווח, מיקום, פרויקט, מספר מעקב ועוד)
Tax Rate – מע"מ / שיעור מס (לא חובה)
עמודה B – הכרחית
ערכים המתאימים לעמודה A.
עמודה C – לא הכרחית
ניתן להזין קוד (ID) ייחודי לכל ערך.
עמודה D – לא הכרחית
ניתן להזין תנאי תשלום הקשורים לספקים.
שמירת הקובץ בפורמט CSV
חשוב: לאחר מילוי הנתונים, שמרו את הקובץ כ- CSV.
- לחצו קובץ -> שמירה בשם
- בתחתית החלון בחרו CSV UTF-8 (.csv)
- שמרו את הקובץ במחשב
ייבוא הנתונים לדוקה
חזרו אל:
הגדרות החברה -> חיבור למערכות >אקסל -> ייבוא הגדרות חברה (CSV Format)
- העלו את הקובץ.
- אם מופיעה שגיאה — תקנו לפי ההסבר המופיע והעלו מחדש
- לאחר העלאה מוצלחת לחצו "שמור"
פורמט יצוא מסמכים
בעת יצוא מסמכים מדוקה ניתן לבחור בין פורמט Excel לבין CSV.
בנוסף, קיימים פורמטים מותאמים למערכות הנהלת חשבונות שונות, לבחירה לפי הצורך.
מה מטרת הייצוא?
ייצוא המסמכים מיועד עבור לקוחות שעובדים עם מערכת הנהלת חשבונות שאינה מחוברת לדוקה דרך API ואינה נתמכת בחיבור ישיר.
במצב כזה, יש לייצא את התנועות מדוקה ולהעלות אותן באופן ידני לתוכנת הנה"ח שלכם.
הייצוא מאפשר:
- להעביר את הנתונים מהטבלאות של דוקה אל מערכת הנה"ח
- לשמור על מבנה נתונים עקבי
- להמשיך תהליך רישום חשבונאי מלא גם ללא אינטגרציה אוטומטית
בחירת טמפלייט לייצוא תנועות
בעת עבודה עם חיבור מסוג Excel / CSV בלבד, ניתן להגדיר את הטמפלייט שממנו ייווצר קובץ הייצוא, כך שהתנועות יתאימו למבנה הנדרש על-ידי תוכנת הנהלת החשבונות שלכם.
כדי להגדיר זאת:
- עברו אל הגדרות החברה
- בחרו חיבור למערכות
- לחצו על Excel
- תחת השדה ERP Type בחרו את תבנית הייצוא המתאימה למערכת הנה"ח שבה אתם משתמשים
התבניות מאפשרות ליצור קובץ CSV/Excel בעל מבנה מדויק המותאם לייבוא במערכות שאינן מחוברות ל-DOKKA ב-API.
אלו האפשרויות הקיימות:
1C *
Almog Finance *
MDA *
MP *
MY *
Sage Pastel *
* ברירת מחדל
בחירה בתבנית הנכונה תבטיח שהתנועות שיוצאו מדוקה ייקלטו בצורה הנכונה במערכת הנהלת החשבונות שלכם.