1. מהו שרת חיתום:
שרת חיתום הוא תשתית טכנולוגית לחתימה על חשבוניות דיגיטליות. החתימה מתבצעת במרוכז על מסמכים אלקטרוניים. שרת החיתום הוא מכשיר מאובטח, שנבנה, נבדק ומותאם לעבודה בדוקה. שימוש במודול שרת החיתום קורה בצורה פשוטה עוד בשלב קליטת החשבונית בדוקה ומאפשר לכם לנהל ארכיון דיגיטלי מסודר במקום אחד ללא
הצורך לשמור את המסמכים בקלסרים.
2. מהי חתימה דיגיטלית ולמה כדאי ?
הארגון שלך משקיע סכומים ומשאבים ניכרים כל שנה על מנת לייעל את התהליכים הארגוניים , זו גם הסיבה שאתם עובדים עם מסמכים אלקטרוניים. אולם, לפי חוקי מדינת ישראל לפני תקופת הביקורת אתם עוברים לשימוש בנייר: מדפיסים ,מחתימים, סורקים, מתייקים וכו''.
מעבר לעלות הגבוהה הנובעת מהשימוש בנייר ,ישנן עוד עלויות הנובעות מהאטת התהליכים ואי היכולת למיקסום ההשקעה במחשוב התהליכים הארגוניים
כלקוחות דוקה, עוד לפני שלב קליטת החשבוניות המסמכים עולים ונשמרים באופן מסודר בתוך החברה שלכם באופן דיגיטלי ומסודר המאפשר ניהול מסמכים .
שימוש מודול אישורים דיגיטלי דרך דוקה מאפשר לך להפוך תהליך מבוסס נייר שהינו יקר ואיטי לתהליך מהיר ויעיל שכולו אלקטרוני. חתימה דיגיטלית הינה חתימה בת-אכיפה מבחינה משפטית ומייתרת את הצורך בהדפסת מסמכים לצורכי חתימה ואישור.
2.1 האם החתימה הדיגיטלית נותנת מענה לאבטחת מידע
מעבר לחיסכון כספי ניכר, חשיבותם של חתימות דיגיטליות עולה כאשר הרגולטור קובע שיש צורך בחתימה אלקטרונית על תהליכי אשרור או כאשר ארגונים צריכים להעביר מסמכים וחתימות בין משרדים, שותפים או לקוחות. בזכות יכולת שילוב חתימות דיגיטליות במערכות ארגוניות, ניתן לבצע את תהליכי האישור באופן מלא כחלק אינטגרלי מתוך מערכת דוקה.
חתימות דיגיטליות מגנות על שלמות המסמך מפני שינויים לאחר החתימה ומאפשרים בכך מענה לדרישות חוקיות ורגולטוריות.
בישראל אומץ חוק חתימה אלקטרונית בשנת 2001, "חוק חתימה אלקטרונית"
החוק מגדיר מהי חתימה מאובטחת וכיצד מזהים שחתימה היא מאובטחת באמצעות תעודה שמנפיק גורם מאשר לאותה חתימה, על מנת שמקבל החתימה לא יצטרך ל"שבור את הראש" וידע מייד עם קבלת אישור (התעודה) כי החתימה הינה מאובטחת.
חתימה אלקטרונית מאובטחת כוללת את המסמך המקורי וכן קובץ מוצפן אשר מצורף להודעה או למסמך המקורי המאפשר זיהוי של שולח ההודעה או המסמך ומבטיח שהתוכן המקורי של ההודעה או המסמך לא שונה לאחר החתימה ובמידה ששונה יקבל קורא המסמך התראה בדבר אי שלמות המסמך לעומת המסמך אשר נחתם במקור. חתימה אלקטרונית מבוססת על תיאוריה מתמטית ועל ידי שימוש באלגוריתם ומפתחות ארוכים מספיק , אינה מאפשרת שינוי במסמך ללא ידיעת קורא המסמך.
בדומה לגישת המחוקק באיחוד האירופי, הוגדרו חתימה אלקטרונית, חתימה אלקטרונית מאובטחת (חתימה דיגיטלית), אשר לה קבילות מלאה בבית משפט וחתימה דיגיטלית מאושרת הנדרשת במקרים מיוחדים בלבד.
3. מפתחות חיתום:
עפ״י חוקי מדינת ישראל, את מפתחות החיתום יש לרכוש בנפרד רק מחברות המורשות לכך. על מנת להתחיל להשתמש בשרת החיתום שרכשתם, יש לרכוש 2 מפתחות.
כיום ניתן לרכוש את מפתחות החיתום :
*מפתח ציבורי ארגוני- מפתח שמאחוריו עומדת ישות בעלת אמינות גבוהה בארגון וכך גם החולייה האחרונה בשרשרת – מקבל המסמך, יוכל להנות מאמינות המפתח הציבורי של השולח
על מנת לרכוש את המפתחות אשר מתאימים לארגון שלכם, יש להתייעץ עם החברות המצוינות למעלה.