הורדת מסמכים למחשב
קרים שבהם נדרש לגבות או להוריד את המסמכים מדוקה למחשב,
לדוגמה – בעת סיום עבודה מול לקוח או לצורך שמירה נוספת של המידע – ניתן לבצע זאת בקלות ובכמה דרכים שונות.
דוקה מאפשרת להוריד מסמכים כיחידים, בקבוצות, או אפילו תיקייה שלמה – במספר פורמטים לבחירה.
שלב א – בחירת המסמכים להורדה
במערכת דוקה ניתן לבחור את המסמכים להורדה בשתי תצוגות שונות: תצוגת גלריה ותצוגת טבלה.
שתי התצוגות מאפשרות לבחור מסמכים בודדים, קבוצה של מסמכים או תיקייה שלמה – לפי הצורך.
תצוגת גלריה
במבט זה המסמכים מוצגים ככרטיסיות עם תמונה מקדימה של כל מסמך.
תצוגה זו נוחה במיוחד כאשר רוצים לזהות מסמכים לפי מראה חיצוני (לוגו, תאריך, סכום וכו’).
בחירת מסמכים בתצוגת גלריה:
- לחצו על מסמך אחד כדי לבחור אותו.
- לחיצה על Ctrl + לחיצה בעכבר תאפשר לבחור כמה מסמכים במקביל.
- לחיצה על Ctrl + A תבחר את כל המסמכים בתיקייה.
לאחר הבחירה, תופיע בחלק העליון של המסך שורת פעולות (Action Bar) ובה אפשרויות להורדה, הדפסה, ייצוא ועוד.
תצוגת טבלה
תצוגת הטבלה מציגה את המסמכים כשורות בטבלה, עם עמודות של נתונים כמו שם ספק, תאריך, סכום, סטטוס ועוד.
תצוגה זו מתאימה יותר לעבודה עם כמויות גדולות של מסמכים ולחיפוש לפי נתונים.
בחירת מסמכים בתצוגת טבלה:
- סמנו את התיבה שליד כל מסמך שברצונכם להוריד.
- ניתן לסמן מספר מסמכים יחד או לבחור את כל השורות באמצעות Ctrl + A
שלב 2 – הורדת המסמכים למחשב
דוקה מאפשרת להוריד את המסמכים בכמה פורמטים: Excel, CSV, PDF או להדפסה ישירה.
א. הורדה בפורמט Excel / CSV
- עמדו על התיקייה או תוצאות החיפוש שברצונכם להוריד.
- לחצו על אייקון הייצוא (Export) בצד שמאל למעלה.
- בחרו את הפורמט הרצוי – Excel או CSV.
- הקובץ יירד ישירות למחשבכם ויכלול את כל המסמכים שנבחרו.
ב. הורדה בפורמט PDF או הדפסה ישירה
לאחר בחירת המסמכים מתוך תצוגת הטבלה, או מתוך תצוגת הגלריה, יפתח סרגל כלים.
להורדה למחשב – לחצו על סמל ההורדה (Download).
להדפסה ישירה מדוקה – לחצו על סמל המדפסת (Print).
במידה וההורדה לא מתבצעת
אם לחצתם על הורדה אך הקבצים לא יורדים למחשב, ייתכן שהדפדפן חוסם הורדות קופצות (Pop-ups) מאתר דוקה.
במקרה כזה יש:
- לבדוק את שורת הכתובת (בחלק העליון של הדפדפן).
- אם מופיעה התראה קטנה על חסימת הורדות – לאשר הורדה מאתר dokka.com.
- לאחר שתאשרו, ניתן יהיה להוריד את המסמכים כרגיל.
