דוקה הינה מערכת לניהול חשבוניות המאפשרת לבצע דרכה הליכים שונים בקלות ובמהירות ובכל לייעל את סדר העבודה.
כמו כן, ניתן לנהל הליך אישורים בדוקה לפני קליטת המסמך למערכת הerp או לאחר מכן- תלוי בארגון.
הליך האישורים יכול להכיל מאשר אחד או כמה מאשרים שונים לפי סדר.
במידה והינך חלק מסבב אישורים על מסמך מסויים-
1.יתקבל אימייל מדוקה, לפי סדר המאשרים, דרכו ניתן להיכנס למסמך ולאשר/ לדחות אותו .
לחיצה על הקישור יכניס למסמך אותו נדרש לאשר.
2.כעת, ניתן לעיין במסמך ולבחור האם לצפות בתנועה החשבונית (בלחיצה על כפתור מסך הקליטה) , לאשר את המסמך או לדחות אותו בתחתית המסך.
במידה ובוחרים לאשר את המסמך:
אם היה למסמך רק מאשר בודד - הליך האישורים יסתיים ויוחזר להמשך טיפול הנהלת החשבונות.
אם קיימים מספק מאשרים - הליך האישורים יועבר למאשר הבא בתור עד סיום הסבב.
* לאחר אישור מסמך חתימת המאשר תוצמד כחתימה דיגיטלית למסמך.
במידה והמסמך נדחה, מכל סיבה שהיא:
דוקה מאפשרת לכתוב מהי סיבת הדחייה ובנוסף, המסמך יוחזר ליוצר הליך האישורים לצורך סקירה מחדש.
לאחר אישור המסמך, במידה וקיימים מסמכים נוספים שטרם אושרו, דוקה תעבור ישירות למסמך הבא.
* לפני אישור או דחיית מסמך ניתן להוסיף ״פתקית צהובה״ עם מידע נוסף על גבי המסמך בלחיצה על הכפתור ״פעולות נוספות״ - הפיתקית תוצמד למסמך ותהיה זמינה לכל מי שיש לו גישה למסמך.
3.במידה והאימייל נעלם מהתיבה:
תמיד ניתן להיכנס למערכת דוקה עם השם משתמש והסיסמא ולהסתכל בתיקייה ״ממתין לאישור״.
במידה וישנם מסמכים המחכים לאישור התיקייה תסומן בכתום.
הגדרות וניהול התראות:
באפשרותו של כל משתמש לתזמן את ההתראות על מסמכים המחכים לאישור דרך:
הגדרות --> פרופיל --> הודעות.
בשדה״ עדכנו אותי״ ניתן להגדיר את התדירות בה יתקבלו מיילים על מסמכים חדשים המחכים לאישור
בשדה״ חזור כל״ ניתן להגדיר את התדירות בה יתקבלו מיילים עבור מסמכים ישנים המחכים לאישור.
למידע נוסף , ניתן לפנות לצוות התמיכה