בעת בשימוש בהליך האישורים מתוך מערכת דוקה, קיימים מספר דרכים לייצר הליך אישורים אוטומטי מתוך הגדרות החברה
במדריך זה, נסביר כיצד ליצור מאשרים וסבבי אישורים מותאמים לצרכים הייעודיים של ארגונכם לפי הנושאים הבאים:
1. כיצד ליצור רשימת מאשרים
2. יצירת קבוצת מאשרים בסיסית
3. יצירת קבוצת מאשרים מורחבת
4. יצירת סבב אישורים מותאם ספק
1. יצירת רשימת מאשרים:
כעת, בכל חברה במערכת דוקה, נדרש להגדיר מראש מי המשתמשים אשר מורשים להיות מאשרים במערכת מתוך הגדרות החברה באמצעות לחיצה על כפתור האיש האפור בפינה העליונה של המסך > הגדרות > סבב מאשרים > ״רשימת מאשרים״ - ראו צילום מסך מטה:
במסך זה, נדרש להגדיר את כל המשתמשים אשר נדרשים לאשר מסמכים בחברה הנתונה באמצעות לחיצה על כפתור ״הוסף מאשר״ .
*שימו לב- ניתן להוסיף מאשרים לרשימת המאשרים רק מתוך משתמשים קיימים במערכת ובמידה והמשתמש טרם נוצר, יש להקים אותו כמוסבר במדריך הבא
2. יצירת קבוצת מאשרים בסיסית:
באפשרות זו, ניתן ליצור קבוצות קבועות של מאשרים, אשר ישמשו את המשתמש בעת הפעלת הליך האישורים ויחסכו את פעולת ההקלדה של כל מאשר בנפרד באמצעות בחירת הקבוצה בלבד.
יצירת הקבוצה תיעשה מהגדרות החברה באמצעות כניסה ללשונית ״סבב אישורים״ > ״קבוצת מאשרים בסיסית״ > ״צור קבוצה״
בחלון שנפתח יש לבחור את שם הקבוצה הרצויה ולאחר מכן את המאשרים הרצויים.
סדר בחירת המאשרים יקבע את סדר שרשרת המאשרים, לכן יש להכניס את המאשרים בסדר הרצוי ובסיום ללחוץ על כפתור ״שמור״.
במידה ותרצו להקים קבוצות מאשרים נוספות, ניתן ללחוץ על כפתור + קבוצה חדשה בצד שמאל של המסך.
כאשר תרצו להפעיל את קבוצת המאשרים, תוכלו לגשת למסמך הרצוי, לבחור את קבוצת המאשרים הרצויה מתוך הרשימה ולהפעיל את סבב האישורים
שימו לב- סדר המאשרים הנבחרים, קובע את סדר האישורים- המשמעות היא שהמאשר השני לא יוכל לאשר את המסמך לפני המאשר הראשון.
3. יצירת קבוצת מאשרים מורחבת:
באפשרות זו, ניתן ליצור רמות שונות לקבוצות מאשרים ולבצע התאמות לסבב אישורים על פי סכומים ואף לשלוח במקביל את סבב האישורים לכמה גורמים שונים.
יצירת אפשרות זו תיעשה מהגדרות החברה באמצעות כניסה ללשונית ״סבב אישורים״ > ״קבוצת מאשרים מורחבת״ > ״הוסף קבוצה״
בעת לחיצה על הוסף קבוצה, ייפתח חלון ובתוכו ניתן לבצע קבוצות מותאמות אישית באופן הבא:
- עמודת רמת האישורים - מאפשר לבחור את קבוצת המאשרים שאליהם תרצו לשלוח את המסמכים
- עמודת סכום מינימלי- מאפשרת לבחור את הסכום המינימלי ממנו תרצו שיישלח המסמך לאישור לאותה קבוצת המאשרים בשורה.
- עמודות מינימום מאשרים- מאפשרת לבחור האם נדרש שכל רמת המאשרים המוגדרת בשורה נדרשת לאשר את המסמך, או אישורם של חלק מהמוגדרים מהקבוצה מספיק.
- עמודת סדרתי/מקבילי- מאפשרת לבחור האם תרצו שסבב האישורים יישלח לקבוצת המאשרים בסדר בו הוזנו המאשרים כך שהמאשר השני בקבוצה לא יקבל את המסמך עד שהמאשר הראשון יסיים את התהליך (סבב אישורים סדרתי) או שתרצו שהמסמך יישלח לאישור במקביל לכל קבוצת המאשרים (סבב אישורים מקבילי).
*שימו לב- ניתן להגדיר מספר רמות מאשרים (כפי שנראה בצילום המסך) כך שמאשרים נוספים יצורפו לסבב האישורים בהתאם לסכום המסמך בפועל.
4. קביעת סבב אישורים לפי ספק:
אפשרות זו רלוונטית לחברות בהם הליך האישורים חוזר על עצמו בכל חשבונית ונקבע פר ספק כאשר אין צורך לבצע שינויים בסדר המאשרים בכל מסמך שעולה למערכת.
יצירת אפשרות זו תיעשה מהגדרות החברה באמצעות כניסה ללשונית ״סבב אישורים״ > ״סבב אישורים לספק״
בכניסה למסך זה, תוכלו לראות את רשימת הספקים כפי שנמשכת ממערכת הנהלת החשבונות בארגונכם, ותוכלו לבחור לכל ספק בנפרד סבב אישורים שונה מתוך אחת האפשרויות הבאות:
1. בחירה פרטנית של כל מאשר בנפרד
2. בחירת קבוצת מאשרים בסיסית
3. בחירת קבוצת מאשרים מורחבת
בנוסף, במסך זה תוכלו לבצע פעולות ובחירות נוספות:
* הפעל סבב מאשרים: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תפעיל את סבב האישורים לאותו הספק באופן אוטומטי כאשר המסמך יעלה לדוקה ללא התערבות משתמש נוסף.
* לאפשר עריכת סבב מאשרים ליוצר המסמך: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תאפשר ליוצר המסמך (המשתמש שהעלה את המסמך למערכת) לבצע שינויים בהליך האישורים לאחר הפעלתו.
* להודיע ליוצר המסמך על דחיית הבקשה: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תאפשר ליוצר המסמך (המשתמש שהעלה את המסמך למערכת) לקבל הודעת דחייה במייל על מסמכים שנדחו בחברה
*משתמשים נוספים בעלי הרשאות שינוי סבב מאשרים: ניתן להוסיף משתמשים נוספים שתהיה להם האפשרות לשנות את סבב המאשרים בנוסף למשתמש שהעלה את המסמך למערכת
-הקמה ראשונית ותחזוקה שוטפת של הליך אישורים מתוך חלון ״הגדרת הספקים״ בעזרת קובץ אקסל:
4.1 הקמה ועדכון רשימת מאשרים באמצעות בעזרת יבוא/ יצוא קובץ אקסל מתוך חלון ״סבב אישורים״:
את ההקמה הראשונית של מודול האישורים מומלץ לבצע בקלות בעזרת יצירת קובץ אקסל שניתן להוריד ישירות מתוך חלון ״סבב אישורים״ ולייבא אותו בסיום .
היתרון של קובץ האקסל הוא שניתן להחיל את אותו הנתון על כמה ספקים במהירות.
בחלקו העליון של המסך יש להוריד את הקובץ מכפתור ה״יצוא לקובץ״ ולאחר מכן למלא את קובץ האקסל לפי הסדר.
( אין לשנות את קובץ האקסל )
* שימו לב כי בשדות המאשרים ניתן לבחור את המייל של המאשרים מתוך רשימה מובנית או להקליד את כתובת המייל של המאשרים באופן ידני.
שימו לב - על מנת שהוסיף משתמש להליך האישורים יש לוודא קודם כי הוא מוקם במערכת דוקה ומשויך לחברה הרלוונטית.
הקובץ מכיל בתוכו את כל הספקים מתוך מערכת הerp אליה החברה מחוברת.
לסיום יש לשמור את קובץ האקסל > לחזור למסך ״סבב אישורים״ בדוקה ולהטעין את הקובץ ע״י לחיצה על כפתור ה״יבוא מקובץ״.
ניתן להקים / לערוך ולשנות את הליך האישורים האוטומטי ולשלב בין הטענת האקסל ושינוי ידני בשורות.