קליטת מסמכים מרוכזת
אחת הדרכים היעילות ביותר לקליטת מסמכים היא באמצעות קליטה מרובה.
במקום לקלוט כל מסמך בנפרד, ניתן לבחור מספר תנועות יחד ולקלוט אותן להנה״ח בלחיצה אחת בלבד!
במדריך זה נלמד כיצד לבצע קליטה מרובה צעד אחר צעד.
שלבי הקליטה
1. מעבר לתצוגת טבלה
לחצו על כפתור המתג שבין תצוגת גלריה לטבלה (הכפתור בצד ימין).
2. (שלב אופציונלי) סינון הטבלה
תוכלו לסנן את הטבלה כך שתציג רק את החשבוניות הרלוונטיות לקליטה (לפי חשבון זכות, סכום, תאריך ועוד).
למידע נוסף על עבודה בתצוגת טבלה, לחץ כאן.
3. בחירת השורות לקליטה
בתצוגת טבלה, כל שורה מייצגת חשבונית.
כדי לבחור את החשבוניות שתרצו לקלוט:
- סמנו כל שורה בנפרד (כלומר כל חשבונית בנפרד),
- או לחצו על תיבת הסימון שבפינה הימנית העליונה של הטבלה כדי לבחור את כל השורות בבת אחת – כלומר את כל החשבוניות המוצגות.
4. קליטה מרובה
בסרגל הכלים בתחתית המסך, לחצו על כפתור הקליטה, ואשרו את הפעולה בחלון האישור שיופיע.
5. תוצאות הקליטה
- המסמכים יעברו אוטומטית להנה״ח.
- בדוקה הם יועברו לתיקיית ״טופל״.
פעולת הקליטה נכשלה
תנועות שלא נקלטו בהצלחה יופיעו בתיקייה אדומה בשם זה. במקרה כזה יש להיכנס לתיקייה, לפתוח כל חשבונית בנפרד, לבדוק את השגיאה שהתקבלה בעת ניסיון הקליטה ולתקן את התנועה לפני ניסיון קליטה נוסף.
חשוב לדעת
- בתצוגת טבלה לא ניתן לראות את פירוט השורות של החשבוניות ולבדוק את תקינות המידע לפני הקליטה.
- האחריות על קליטה תקינה היא של מנהלי החשבונות בארגון.
- אנו ממליצים להשתמש בקליטה מרובה רק לאחר מספר שבועות של עבודה עם DOKKA, ורק לאחר שנוכחתם לראות כי המערכת - יודעת לפענח את החשבוניות בצורה נכונה וללא צורך בהתערבות ידנית.