עם הקמת המערכת, ניתן לעבור על הגדרות החברה ו/או הארגון ולהתאים אותם לתהליך העבודה השוטף שלכם.
במדריך זה אנו נסביר את משמעות כל הגדרה.
* שימו לב כי במידה וברצונכם להגדיר את ההגדרות באופן גורף לכל החברות בארגון, יש לגשת להגדרות המודולים מתוך הגדרות הארגון ולא מתוך הגדרות כל חברה בנפרד.
איך מגיעים להגדרות המורחבות:
ראשית יש לגשת להגדרות החברה / הארגון (בהתאם לרצונכם) מתוך כפתור האיש האפור בפינה העליונה של המסך > הגדרות > כללי > מודולים > הגדרות מורחבות:
הגדרות מורחבות:
*העברת כל המסמכים הקשורים בקליטה למחיצת טופל- בהפעלת הגדרה זו, במקרה בו נקלט מסמך שמחובר באטב למסמכים נוספים, כל המסמכים יעברו יחדיו לתיקיית טופל.
* להציג מסמכים לא משוייכים למשתמש- בהפעלת הגדרה זו, כאשר יעלו מסמכים למערכת אשר לא עלו על ידי אף אחד מהמשתמשים המזוהים במערכת, הם יופיעו תחת תת תיקייה שתיפתח באופן אוטומטי ותיקרא ״לא משוייך״.
* העלאת מסמכים מצורפים - זמין רק למשתמשים במערכת פריוריטי- בהפעלת הגדרה זו, במקרה בו נקלט מסמך שמחובר באטב למסמכים נוספים, גם המסמכים הנוספים המחוברים באטב יעלו ללשונית הנספחים של התנועה בפריוריטי.
* וידוא נתוני ספק מתקדם- בהפעלת הגדרה זו, המערכת תקפיץ הודעת התראה במקרים בהם לא תהיה התאמה בין מס׳ הח.פ של הספק במערכת הנהלת החשבונות לבין מס׳ הח.פ המופיע על המסמך.
* שתופיע חתימה על גבי המסמך - זמין למשתמשים במודול אישורים - בהפעלת הגדרה זו, לאחר אישור המסמך על ידי המאשר/מאשרים, תופיע חותמת על גבי המסמך שכוללת את כל שמות המאשרים.
* מנגנון התרגומים - יש לפנות לצוות התמיכה לצורך הפעלת התוסף הנ״ל.
* זיהוי מס׳ הזמנה/תעודת כניסה באופן אוטומטי- זמין רק למשתמשים במערכת סאפ/פריוריטי/נטסוויט- בהפעלת הגדרה זו, המערכת תסרוק ותחפש את מס׳ הזמנת הרכש או תעודת הכניסה על גבי המסמך ותמשוך את השורות באופן אוטומטי.
* שליחת אישור טעינה למייל- בהפעלת הגדרה זו, שולח המסמך לדוקה שאין לו גישה במערכת, יקבל אישור למייל עם העלאת המסמך למערכת.
* צ׳אט- בהפעלת ההגדרה זו, כלל משתמשי המערכת יוכלו להתכתב אחד עם השני מתוך המערכת.
* סבב אישורים- יש לפנות לצוות התמיכה לצורך הפעלת התוסף הנ״ל.
* קשר מסמכים שהתקבלו במייל- בהפעלת הגדרה זו, כלל הקבצים שיגיעו מאותה הודעת המייל יעלו למערכת כמסמכים משודכים ויסומנו באטב.
* אפשר למנהל חשבונות לשנות סבב אישורים- זמין למשתמשים במודול אישורים- בהפעלת הגדרה זו, מנהל חשבונות שלא הפעיל את סבב האישורים, יוכל לכבות ולשנות את הסבב במידת הצורך.
* לאפשר למערכת ללמוד סבב אישורים - המערכת תלמד את סבב האישורים של כל חשבונית ותציע את אותם המאשרים בחשבוניות הדומות הבאות שיעלו למערכת.
* הגדרות ספקים- בהפעלת הגדרה זו, תוכלו להגדיר ברירות מחדל לכל ספק בנפרד.
* מעקב שולם/לא שולם - בהפעלת הגדרה זו מסמכים יסומנו כשולם/לא שולם באופן אוטומטי ע״י המערכת ויתווספו לתתי תיקיות באותו השם שיפתחו באופן אוטומטי במערכת.
* הוסף תאריך בחותמת סבב האישורים- זמין למשתמשים במודול אישורים- בהפעלת הגדרה זו, בחותמת שתופיע על גבי המסמך יתווסף גם תאריך האישור בנוסף לשם המאשר.
* תגיות סיווג - בהפעלת הגדרה זו, יתווספו לכל מסמך שיעלה למערכת שתי תגיות באופן אוטומטי- שם/כתובת המייל של שולח המסמך ותגית financial גנרית לכלל המסמכים.
*מניעת קליטת מסמכים לא מאושרים - זמין למשתמשים במודול אישורים- בהפעלת הגדרה זו, לא ניתן יהיה לקלוט מסמכים שתהליך האישורים הופעל וטרם הסתיים בהצלחה. שימו לב שהפעלת הגדרה זו לא תשפיע על קליטת מסמכים עליהם לא הופעל הליך אישורים כלל.
לכל שאלה אתם מוזמנים לפנות תמיד לצוות התמיכה דרך סימן השאלה בפינה העליונה השמאלית בדוקה או במייל support@dokka.com